Le Règlement Intérieur

Administration

REGLEMENT INTERIEUR

Validé par l'Assemblée Générale le 16 février 2019

Le présent règlement intérieur complète les statuts du Radio Club du Val d’Issole et en définit les conditions d’application.

L’évolution de l’Association peut conduire le Conseil d’Administration (CA) à proposer des modifications à ce règlement. Le CA peut mettre en application immédiate ces mesures à titre conservatoire lorsqu’elles concernent la protection de l’intégrité des biens et des personnes en attendant leur validation par l’Assemblée Générale (AG) la plus proche.

Pour simplifier la forme et faciliter la lecture, ce document a été rédigé avec le genre grammatical masculin. Il va de soi que l’intégralité de ce Règlement Intérieur (RI) concerne et s’applique aussi bien aux hommes qu’aux femmes, sans distinction aucune.

Article 1 : Les Adhérents

1.1 Les personnes physiques adhérentes au Radio Club du Val d’Issole sont :

Des radioamateurs, c’est à dire, des personnes détentrices d’une licence ou d’un certificat d’opérateur avec indicatif délivré par un pays membre de l’Union Internationale des Télécommunications (UIT) .
Des écouteurs et, en général, des personnes qui s’intéressent aux modes de transmission par rayonnements électromagnétiques.

1.2 Pour devenir membre du Radio Club du Val d’Issole il faut :

Etre agréé par le Bureau Exécutif.
S’acquitter de la cotisation de l’année en cours.

1.3 Tous les membres actifs ainsi que les nouveaux membres agréés en cours d’année sont titulaires d’une carte d’adhérent. Elle est renouvelée à l’occasion de l’Assemblée Générale annuelle marquant la fin de l’exercice en cours et le début du suivant. Elle donne lieu à la perception de la cotisation, condition indispensable pour participer aux débats et votes des Assemblées Générales.

1.4 Participer aux activités à risque du radio club impose d'être à jour de cotisation, et de ce fait couvert par l'assurance. Sont considérées comme activités à risque, le travail sur et autour des pylônes, mâts, arbres et édifices situés en hauteur de quelque nature que ce soit, ainsi que la manipulation d’équipements générant une tension supérieure à 50V et dont l’accès n’est pas protégé.

1.5 Tout adhérent recevra lors de première adhésion au Radio Club du Val d’Issole un exemplaire des Statuts et du Règlement Intérieur ainsi qu’une formation sur le maniement de treuils, d'amplificateurs ou autres équipements lorsque déterminés "à risque" par le Conseil d’Administration.

Article 2 : Le Conseil d’Administration et le Bureau Exécutif

2.1 Pour devenir membre du Conseil d’Administration (CA) tout candidat doit :

Etre radioamateur c'est-à-dire titulaire d’une licence ou certificat d’opérateur délivré par un pays membre de l’Union Internationale des Télécommunications (UIT).
Etre Français ou étranger en situation régulière en France,
Etre majeur,
Etre adhérent au Radio Club du Val d’Issole depuis au moins un an.

2.2 Les candidatures au Conseil d’Administration (y compris le tiers sortant rééligible) doivent parvenir au Secrétaire du Radio Club au moins dix jours avant l’Assemblée Générale. Elles seront examinées par le Bureau Exécutif qui établira la liste des membres éligibles.

2.3 Le Bureau Exécutif se réunit normalement une fois par mois et, selon les circonstances, à la demande du Président ou du quart des membres du Bureau Exécutif. Il veille à l’application des décisions prises en Assemblée Générale et en réunion du Conseil d’Administration. Tout membre du Bureau qui, sans excuse valable, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives, sera considéré comme démissionnaire. En conséquence, il ne pourra pas représenter sa candidature au Conseil d’Administration du Radio Club avant un délai de deux ans.

2.4 Les membres du Conseil d’Administration sont tenus, sauf en cas d’obligations familiales, professionnelles ou cas de force majeure, d’assister et de participer à toutes les réunions.

2.5 Les membres du Bureau Exécutif ont la possibilité pour certaines tâches de déléguer leurs pouvoirs mais ils en conservent la responsabilité.

2.6 Chaque réunion du Conseil d’Administration ou du Bureau Exécutif fera l’objet d’un procès-verbal rédigé par le Secrétaire et signé par lui et le Président. Ce procès-verbal sera distribué à tous les membres

2.7 Le Bureau Exécutif veillera à ce que le Radio Club ainsi que ses membres soient correctement assurés. Le choix de l’assureur sera fait par le Conseil d’Administration. Une copie du contrat sera consultable au Radio Club.

Article 3 : Les Assemblées Générales

3.1 Pour les Assemblées Générales Ordinaires et Extraordinaires, conformément aux Statuts, les votes par procuration sont admis si les conditions suivantes sont respectées :

Les membres mandatés et mandants devront préalablement s’être consultés afin que le nombre de pouvoirs attribués à un même membre ne soit pas supérieur à trois.
Le Secrétaire, avant les Assemblées, remettra aux membres mandatés les pouvoirs les concernant. Les pouvoirs qui ne tiendraient pas compte des procédures réglementaires et statutaires ne seront pas valides.

3.2 La convocation à l’Assemblée Générale est envoyée par courrier individuel avec accusé de réception. Ces communications peuvent se faire par courrier électronique avec les membres qui auront, par lettre ou courriel, exprimé leur accord pour ce mode de transmission. Un accusé de lecture sera demandé pour les convocations aux Assemblées ou si l’importance de la communication l’exige.

3.3 Afin de faciliter la transmission des pouvoirs lors d'une Assemblée, l'envoi des pouvoirs par courrier électronique (courriel) est autorisé à condition que le pouvoir soit, ou bien numérisé (scanné) puis transmis comme pièce jointe d'un courriel, ou bien que le courriel contienne la signature digitale du mandant. De plus, le Secrétaire vérifiera que le pouvoir ainsi transmis l’est depuis l'adresse mail connue pour le mandant.

3.4 Pendant l’Assemblée Générale il est procédé à l’élection des membres du Conseil d’Administration parmi les membres du tiers sortant rééligibles et les nouveaux candidats. A la fin de l’Assemblée, le nouveau Conseil d’Administration se réunit pour élire parmi ses membres le Bureau Exécutif composé de :

Un Président.
Un Vice-président.
Un Secrétaire, avec éventuellement un Secrétaire adjoint.
Un Trésorier, avec éventuellement un Trésorier adjoint.

3.5 Durant les Assemblées Générales Ordinaires ou Extraordinaires, les votes se font normalement à bulletin secret. Toutefois, par décision unanime des membres présents les votes pourront se faire à main levée.

Article 4 : Le Président et le Vice-président

4.1 Une participation régulière aux réunions est requise pour accéder à la candidature de Président et de Vice-président du Radio Club du Val d’Issole.

4.2 Le Président du Radio Club assure la direction de l’Association, il pourvoit à l’organisation des services, il signe le courrier et la correspondance.

4.3 Il dirige les séances et exécute les délibérations du Bureau Exécutif et du Conseil d’Administration. Lors des votes, en cas d’égalité du nombre de voix, sa voix est prépondérante.

4.5 Le Président a la possibilité pour certaines tâches de déléguer ses pouvoirs mais il en garde la responsabilité.

4.6 Le Président est le représentant officiel du Radio Club du Val d’Issole.

4.7 Le Président fait connaître dans les trois mois à la Préfecture tous les changements survenus dans l’administration ou la direction, et présente le Journal de Bord ainsi que les registres et pièces comptables aux réquisitions du Préfet ou à son délégué

4.8 Le Vice-président seconde le Président dans toutes ses activités et le remplace de plein droit dans les cas où ce dernier serait empêché d’exercer son mandat et ce jusqu’à la prochaine réunion du Conseil d’Administration qu’il doit convoquer dans les plus brefs délais.

Article 5 : Le Secrétaire

5.1 Le Secrétaire rédige les convocations, les procès-verbaux et les comptes rendus de réunion du Bureau Exécutif, du Conseil d’Administration, des Assemblées Générales Ordinaires et Extraordinaires. Il les signe conjointement avec le Président et en assure la diffusion aux membres du Radio Club.

5.2 Il tient à jour le Journal de Bord du Radio Club. Il y consigne tous les événements importants de l’Association : date de réunions du Bureau Exécutif, du Conseil d’Administration, des Assemblées Générales et des activités externes. Ce Journal de Bord peut avoir la forme d’une suite de Comptes Rendus distribués par courriels à tous les membres après chaque activité du Club, et sauvegardée numériquement.

5.3 Il gère le Registre des Visiteurs dans lequel sont consignés les visiteurs participant aux activités du Radio Club.

5.4 Le Secrétaire gère, avec le concours de tous les membres du Bureau Exécutif l’organisation des Assemblées Générales, du Bureau Exécutif, du Conseil d’Administration et des Commissions.

5.5 Le Secrétaire a la charge des archives.

5.6 Il veillera à continuellement garder à jour la liste des adresses postales et électroniques des adhérents ainsi que leur numéro de téléphone, et, à chaque ajout ou modification, transmettra à tous les membres une nouvelle liste. Les membres transmettront de leur propre initiative au Secrétaire leurs coordonnées ainsi que toute modification ; ils pourront également s’opposer à la publication de leurs données.

5.7 Le Secrétaire, avec le Trésorier s’il y a un impact financier, veillera au renouvellement éventuel des contrats, de mise à disposition ou des conventions engageant le Radio Club.

5 .8 Le Secrétaire Adjoint exécutera les tâches définies par le Secrétaire et ceci sous la responsabilité de ce dernier.

Article 6 : Le Trésorier

6.1 Le Trésorier est chargé :

De la collecte des cotisations.
De la tenue à jour de la liste des membres en règle de cotisation dont il transmettra un exemplaire au Président et au Secrétaire.
De remettre les cartes de membre aux adhérents.

6.2 Le Trésorier doit :

Tenir les comptes à jour.
Payer les taxes et redevances pour l’exploitation des installations radioélectriques.
Payer les loyers s’il y en a.
Payer les primes d’assurance.
Produire le bilan de fin d’exercice, qu’il devra signer, ainsi que le Président, avant de le soumettre à l’approbation de l’Assemblée Générale.
Etablir les budgets, prévisionnel et définitif, pour l’approbation par l’Assemblée Générale.
Préparer ou établir tous les documents à caractère fiscal. Ils devront être validés par la signature du Président.

6.3 Le Trésorier est comptable de toute somme reçue ou payée. Il est personnellement responsable de toute dépense qu’il effectuerait ou autoriserait sans approbation préalable par le Bureau Exécutif.

6.4 Le Trésorier Adjoint exécutera les tâches définies par le Trésorier et ceci sous la responsabilité de ce dernier.

Article 7 : Les Membres

7.1 Au sein du Radio Club les membres s’interdisent toutes transactions commerciales autres que celles liées au radioamateurisme, et toute discussion politique ou religieuse.

7.2 L’adhésion au Radio Club impose à ses membres de se conformer strictement à la déontologie et aux règles en vigueur dans le milieu des radioamateurs. Le respect de l’autre et la courtoisie sont de mise dans les échanges oraux ou écrits entre membres, ceci afin de préserver l’unité et la cohésion de notre association.

Article 8 : Les Commissions

8.1 La diversité des possibilités offertes par le Radioamateurisme est très étendue. Elle génère des centres d’intérêt différents regroupant les membres selon leurs goûts et compétences. Afin de favoriser leur développement ils sont organisés en « Commissions ».

8.2 Tous les membres de l’Association peuvent proposer une Commission aux conditions suivantes :

Le but recherché ne devra pas sortir du cadre légal, et au moins deux membres devront en faire partie.
Pour être validé, le ou les initiateurs devront présenter et développer leur projet devant le Bureau Exécutif. Tous les aspects seront abordés – techniques, pédagogiques, associatifs et financiers.

8.3 Après approbation du Bureau Exécutif les initiateurs ou responsables désignés devront régulièrement rendre compte, sous forme d’exposés, des progrès de leur Commission. Ces exposés sont ouverts à tous les membres du Radio Club.

8.4 Tout membre du Radio Club peut faire partie d’une ou plusieurs commissions. Il doit alors s’y investir. Cependant, tout membre peut, selon ses compétences être momentanément sollicité pour aider une commission à franchir une difficulté.

8.5 Les membres du Radio Club habituellement étrangers à une commission, peuvent à titre d’auditeurs libres, assister aux réunions des commissions. A moins d’y être expressément invités, ils ne pourront cependant pas prendre part aux débats.

8.6 Des crédits de fonctionnement peuvent être alloués à une commission, mais ne pourront être engagées que les dépenses préalablement acceptées par le Conseil d’Administration et approuvées par le Trésorier, qui débloquera les fonds.

8.7 Les responsables de chaque commission sont comptables des crédits qui leur sont attribués. Des justificatifs de dépenses devront être produits. Toute dépense injustifiée est à la charge personnelle du responsable de commission.

Article 9 : Le Responsable de Station (ou Responsable des Installations Radioélectriques)

9.1 Pour l’Agence Nationale des Fréquences (ANFR) le responsable des installations radioélectriques est, initialement, celui qui a demandé l’indicatif du Radio Club et s’est ainsi porté responsable sous son indicatif personnel, et ensuite, tout autre radioamateur de classe 1 ou 2 dont l’identité a été communiquée à l’ANFR par le Président du Radio Club.

9.2 Le responsable de Station est obligatoirement un radioamateur de classe 1 ou 2. Il est totalement responsable de ce qui se pratique dans le Radio Club à partir des équipements radioamateurs installés, et ceci aussi bien sur le plan administratif, pénal et civil

9.3 En cas de vacance de Responsable de Station, le nouveau responsable sera choisi par le Bureau Exécutif parmi les membres radioamateurs de classe 1 ou 2 se portant volontaires pour ce poste. Ce choix sera entériné par le Conseil d’Administration et son identité sera communiquée par le Président au Centre de Gestion de l’ANFR.

Article 10 : Le Responsable Technique

10.1 Le Responsable Technique conseillera, dans la limite de ses connaissances et de sa compétence, les membres dans leurs activités techniques au sein du Radio Club. Il aidera les membres à obtenir des solutions et des renseignements technologiques et, à cet effet, il pourra contacter au nom du Radio Club les fabricants, les fournisseurs ou les autres détendeurs d’informations techniques ou commerciales.

10.2 Le Responsable Technique sera choisi parmi les membres volontaires pour ce poste et ce choix sera entériné par le Conseil d’Administration ou en cas de désaccord lors d’une Assemblée Générale.

Article 11: Recrutement

11.1 La pérennité du Radio Club tient en grande partie à l’arrivée de nouveaux membres. Reconnaissant cette importance, le Bureau Exécutif entreprendra des actions pour le recrutement et la formation technique de nouveaux adhérents.

11.2 Afin d’encourager l’adhésion des jeunes, chaque année l’Assemblée Générale votera un montant de cotisation réduit pour les moins de 18 ans.

11.3 Le Bureau Exécutif mettra en place une structure d’accueil pour encadrer et former les nouveaux membres désireux de devenir radioamateur.

Article 12 : L’Equipement

12.1 Le matériel, y compris publications et logiciels, acquis par le Radio Club devient la propriété de celui-ci et l’indicatif F8KGH y sera apposé.

12.2 Tout membre peut, soit faire don de matériel, soit mettre celui-ci simplement à disposition. Tout matériel donné devient la propriété du Radio Club et tout matériel mis à disposition reste la propriété du membre qui l’apporte ; il l’identifiera alors avec son nom ou son indicatif.

12.3 L’utilisation du matériel du Radio Club, y compris le matériel mis à disposition, se fera aux risques et périls de celui qui le manipule, et, en cas de perte ou dégâts ce dernier, sauf intervention d’une assurance, le Conseil d'Administration peut rendre le ou les membres concernés pécuniairement responsable.

12.4 Le matériel du Radio Club, y compris le matériel mis à disposition, ne sera utilisé que dans l’environnement du local et lors d’activités extérieures organisées par le Radio Club. Seul un membre du Bureau Exécutif peut occasionnellement accepter une dérogation à cette règle lorsqu’un membre désire faire des travaux à son domicile. Dans ce cas une note écrite signée par l’emprunteur et un membre du Bureau Exécutif validera ce transfert momentané du matériel.

12.5 Ainsi que l’exige l’ANFR, les utilisateurs de l’indicatif d'appel du Radio Club doivent consigner dans un journal de trafic les renseignements relatifs à leur activité: leur indicatif propre, la date ainsi que l'heure de chaque communication, les indicatifs d'appels des correspondants, la fréquence utilisée, la classe d'émission, le lieu d'émission. Ce journal de trafic sera soit à pages numérotées et non détachables, soit tenu à jour informatiquement. Dans sa version imprimée le journal de trafic du Radio Club est contresigné par le Responsable de Station.

12.6 Le Bureau Exécutif peut, environ un mois avant une Assemblée Générale, demander au Trésorier, aidé par des membres, de faire l’inventaire du matériel de valeur et des logiciels (sans les publications) détenus par le Radio Club. Cet inventaire se divisera en une liste de ce qui est détenu en pleine propriété par le Radio Club, une liste de ce qui est mis à disposition par les membres, et une liste du matériel en pleine propriété proposé pour liquidation. Pour cette dernière liste le Trésorier, aidé par des membres, estimera une valeur résiduelle pour les éléments susceptibles d’être rachetés par un membre. Cet inventaire sera soumis pour discussion et approbation au Conseil d'Administration.

12.7 Les membres qui désirent racheter du matériel dont la mise en liquidation a été approuvée feront une offre sous pli fermé qu’ils remettront au Trésorier. En cas d’égalité d’offres l’ancienneté de l’adhérence au Radio Club sera décisive.

Article 13 : Accès au local

13.1 Le Bureau Exécutif décide de l’accès au local du Radio Club, et les activités s’y dérouleront lors des heures d’ouvertures publiées. En dehors de ces heures, un membre du Bureau Exécutif peut autoriser l’accès au local pour des activités ponctuelles au bénéfice du Radio Club ou de ses membres.

13.2 Le Président décide de la distribution des clefs donnant accès au local, avec, au moins, une clef pour chaque membre du Bureau Exécutif. Il veillera aussi à ce qu’un ou deux membres résidant à proximité de celui-ci possèdent, s’ils l’acceptent, une clef afin de donner rapidement accès en cas d’urgence. Le Secrétaire gardera un registre de la distribution des clefs.

Article 14: Activités du Radio Club

14.1 La présence minimum de deux personnes, dont un membre du club, est requise lors de TOUTES les activités radioamateur et manifestations organisées dans les locaux de l’Association ou en dehors de ceux-ci.

14.2 Le port d’un casque est obligatoire pour tous travaux sur ou sous des pylônes, mâts, arbres ou édifices situés en hauteur de quelque nature que ce soit. Au moins quatre casques seront tenus à disposition au club.

14.3 Des consignes de sécurité seront affichées sur les lieux et équipements présentant un risque de blessures ou un danger mortel, et donc nécessitant le port d’équipements de protection individuelle de sécurité particuliers.

14.4 Tout visiteur désirant occasionnellement participer à une activité du Radio Club, en ses locaux ou à l’extérieur, devra, afin d’être en conformité avec les exigences de l’assurance, consigner sa présence dans un Registre des Visiteurs.

Article 15: Travail en hauteur et manipulations à risque

15.1 Dans le cadre des activités du Radio Club, tout travail ou manipulation en hauteur sur des pylônes, mâts, poteaux, arbres, échafaudages, échelles, plateformes, toits ou autres édifices sera exécuté uniquement par des membres se portant volontaires pour ces tâches. Ils doivent eux-mêmes évaluer et prendre les mesures de protection adaptées en fonction de la hauteur et du type d’intervention, et utiliseront harnais, baudrier, cordage et casque.

15.2 En étant volontaires pour le travail en hauteur et en signant une copie de ce Règlement Intérieur, qui est conservée par le Secrétaire, comme lue et approuvée, La liste des volontaires sera consultable au club.

15.3 Le Secrétaire tiendra à jour la liste des membres qui se sont portés volontaires pour le travail en hauteur. Un âge minimum de 18 ans est requis pour tout travail en hauteur et un âge maximum peut être imposé par l’assurance du Radio Club.

15.4 En appréciation de ce volontariat, le Radio Club, à ses frais, inclura pour ces volontaires du travail en hauteur une garantie d’indemnités contractuelles en cas d’accidents corporels dans le contrat d’assurance souscrit par le Radio Club.

15.5 En hauteur, tout travail isolé est strictement interdit. La présence permanente d’au moins une tierce personne portant également un équipement de protection individuel de sécurité est obligatoire

Article 16 : Communications externes et internes

16.1 En conformité avec les Statuts, et sauf pour les cas spécifiques prévus dans ce Règlement Intérieur, les communications externes au nom du Radio Club se feront exclusivement avec la signature du Président, ou par un courriel émanant de lui.

16.2 Les communications officielles par et vers le Conseil d’Administration seront faites par lettre avec, éventuellement, demande d’accusé de réception. Toutefois, ces communications pourront se faire par courrier électronique avec les membres qui auront, par lettre ou courriel, exprimé leur accord pour ce mode de transmission. Un accusé de lecture sera demandé pour les convocations aux Assemblées ou si l’importance de la communication l’exige.

16.3 Dans leur domaine de responsabilité respectif, les membres du Bureau Exécutif ont le devoir de garder les adhérents au courant des actions et décisions qui concernent ces derniers. En particulier, le Secrétaire gardera les membres informés des heures d’ouverture du Radio Club, des activités envisagées et celles décidées. Il diffusera également toute information importante connue sur la situation des adhérents (maladies graves, mariages, naissances, décès, etc.).

16.4 La présence du Radio Club du Val d’Issole ou de son indicatif sur les réseaux sociaux se fera uniquement par décision du Conseil d’Administration et selon les modalités fixées par ce dernier.

16.5 Le Président est responsable du site Internet créé pour le Radio Club, ainsi que du contenu. Il peut déléguer tout ou partie de cette tâche à un Webmaster qu’il choisira parmi les membres volontaires pour ce poste.

Le Président Le Secrétaire

(signé) (signé)